Checklist de troca de contador

Feche estes pontos com o novo escritório antes de avisar o contador atual. É o que evita ficar sem cobertura no meio do processo.

• Escopo definido por escrito: contabilidade, fiscal, folha, obrigações e relatórios.Escopo verbal é a origem da maior parte das frustrações depois da troca.
• Data de corte definida: a partir de qual competência o novo escritório assume.Sem data de corte, ninguém sabe quem responde pelo mês da transição.
• Responsabilidade pelos períodos anteriores esclarecida por escrito.Obrigações já executadas continuam sendo de quem as executou. O novo escritório confere o que recebe.
• Diagnóstico inicial realizado, com as pendências conhecidas dimensionadas.É melhor saber o tamanho da regularização no começo do que descobri-la depois.
• Contrato assinado com o novo escritório.

Relação do que precisa ser recebido do escritório anterior. Solicite tudo de uma vez, por escrito.

• Balancetes e balanços dos últimos exercícios.
• Livros contábeis e fiscais.
• Arquivos e recibos das obrigações acessórias transmitidas.É o que comprova o que foi entregue, quando e com qual conteúdo.
• Relação do ativo imobilizado, com critérios de depreciação aplicados.Item frequentemente desatualizado, e que afeta o resultado por vários anos.
• Posição de estoque, quando houver.
• Documentos societários atualizados.
• Dados da folha: cadastro, histórico, férias e décimo terceiro em aberto.
• Conciliações das contas patrimoniais, se existirem.

A etapa que mais trava transições. Sem acesso, o novo escritório não consegue trabalhar, por mais organizado que esteja.

• Certificado digital: localizado, com validade conferida, e senha em poder da empresa.Certificado vencido ou com senha desconhecida paralisa todo o resto.
• Procurações eletrônicas concedidas ao escritório anterior revogadas.
• Procurações eletrônicas concedidas ao novo escritório.
• Acessos a portais estaduais e municipais transferidos.
• Acesso aos sistemas próprios da empresa disponibilizado ao novo escritório.

A etapa mais reveladora. É quando problemas antigos aparecem — e é melhor que apareçam agora.

• Saldos das contas patrimoniais conferidos e explicados.
• Estoque contábil confrontado com o controle físico da empresa.
• Obrigações dos últimos períodos verificadas.
• Situação de regularidade da empresa consultada.
• Relação de pendências encontradas, com alternativas de regularização e custos.

O que precisa estar combinado para a rotina se sustentar.

• Calendário definido: o que chega, em que formato e em que data.
• Responsáveis definidos dos dois lados, por assunto.
• Plano de contas e centros de custo ajustados ao que a empresa precisa medir.
• Primeiro fechamento acompanhado de perto, com revisão conjunta.
• Formato dos relatórios validado com quem vai usá-los.